La contabilità è un argomento che molti commercianti Shopify preferiscono affrontare il più tardi possibile, spesso solo quando il commercialista chiede per la prima volta un'esportazione DATEV o quando l'ufficio delle imposte richiede un chiarimento. Ma, soprattutto nel mercato tedesco, una connessione contabile pulita e automatizzata non è solo una facilitazione organizzativa, ma un obbligo assoluto.
Questo perché Shopify è un sistema globale e non riflette automaticamente molte delle specificità tedesche: dalla fatturazione conforme a GoBD alle aliquote fiscali corrette, dalla riconciliazione dei pagamenti alla riscossione dell'IVA all'interno dell'UE. È qui che entrano in gioco strumenti specializzati che colmano esattamente questa lacuna.
In questo articolo, confrontiamo cinque delle soluzioni più importanti sul mercato: Billbee, Easybill, Pathways, Sufio e Order Printer Pro. Ognuna di esse ha un focus diverso, e quale strumento sia quello giusto dipende molto dalle dimensioni del negozio e dalle esigenze contabili.
Perché la contabilità con Shopify è più complessa di quanto si pensi
Shopify è uno dei sistemi di negozio più moderni e flessibili, ma dal punto di vista contabile ci sono delle limitazioni. La logica fiscale è progettata a livello internazionale, le specificità tedesche come la regolamentazione per le piccole imprese, le aliquote fiscali differenziate, il reverse charge o le sequenze numeriche conformi a GoBD non sono integrate nativamente.
Inoltre, Shopify memorizza gli ordini e lo stato dei pagamenti, ma quasi nessuna informazione rilevante per la contabilità viene elaborata. Le commissioni di Shopify Payments, PayPal o Klarna non vengono automaticamente assegnate ai conti corretti. Le note di credito, gli storni e i resi sono visibili nel negozio, ma non in un formato che si adatta direttamente a DATEV.
Ciò significa che tutti i commercianti Shopify professionisti hanno bisogno di uno o più strumenti che creano fatture, registrano correttamente i pagamenti ed esportano i dati in modo che il commercialista possa elaborarli, idealmente in modo completamente automatico.
Billbee – il tuttofare per il multi-canale e le PMI
Billbee è particolarmente popolare tra i commercianti più piccoli e medi perché è molto più di un semplice software di fatturazione. Billbee collega Shopify a marketplace come Amazon, Etsy o eBay e consente di gestire centralmente tutti gli ordini da diversi canali.
La fatturazione funziona in modo affidabile e conforme a GoBD, le esportazioni DATEV sono possibili e solide, e soprattutto le funzioni di automazione sono convincenti. I commercianti possono definire regole che controllano quasi ogni processo in background: dall'invio delle fatture agli aggiornamenti delle scorte fino alle notifiche di spedizione.
Il rovescio della medaglia è che Billbee sembra un po' più complesso da configurare e ha una certa curva di apprendimento. Inoltre, il sistema raggiunge i suoi limiti naturali con volumi di dati molto grandi e marchi D2C in forte crescita. Per i commercianti multi-canale e i negozi con fatturati gestibili, Billbee rimane comunque una delle soluzioni complessive più flessibili sul mercato.
Easybill – la soluzione affidabile per fatture legalmente valide e dati DATEV puliti
Easybill è considerata una delle soluzioni più stabili per la fatturazione tedesca in assoluto. Molti commercianti Shopify apprezzano la chiarezza dell'interfaccia, l'elevata affidabilità e il fatto che Easybill sia specializzata da anni in documenti legalmente validi.
Con Easybill, le fatture possono essere generate, inviate e anche corrette retroattivamente in modo automatico. Le funzioni di esportazione DATEV sono tra le migliori sul mercato, cosa che soprattutto i commercialisti apprezzano. Scenari fiscali più complessi come le consegne intracomunitarie, i casi di reverse charge o le aliquote fiscali miste possono essere mappati, ma a volte richiedono una messa a punto manuale.
Easybill è la soluzione perfetta per i commercianti che vendono principalmente tramite Shopify e hanno bisogno di una contabilità pulita, legalmente valida e scalabile. Tuttavia, chi collega molti marketplace incontrerà più rapidamente dei limiti, poiché Easybill offre meno possibilità nel settore multi-canale rispetto a Billbee.
Pathways – la soluzione professionale DATEV e per commercialisti per i grandi marchi D2C
Pathways è di gran lunga la soluzione più approfondita in questo confronto per quanto riguarda l'integrazione DATEV e le riconciliazioni dei pagamenti. Mentre altri strumenti si concentrano sulla generazione di fatture o sulla creazione di esportazioni, Pathways va un passo oltre: elabora i flussi di pagamento da Shopify Payments, PayPal o Klarna in modo completamente automatizzato, incluse commissioni, pagamenti, rimborsi parziali e controversie.
Il risultato sono dati contabili che arrivano al commercialista quasi perfettamente preparati. Soprattutto nel commercio a livello UE, Pathways mostra i suoi punti di forza, perché qui vengono mappate in modo pulito logiche fiscali complesse, dichiarazioni OSS o diverse aliquote fiscali.
In combinazione con Easybill o Sufio, molti marchi D2C di medie e grandi dimensioni utilizzano Pathways come soluzione standard per una contabilità e un reporting precisi.
Sufio – design di fatture premium con focus sull'automazione e il B2B
Sufio è uno degli strumenti di fatturazione più popolari nello Shopify App Store, non perché sia così approfondito dal punto di vista contabile, ma perché le fatture hanno semplicemente un aspetto eccellente. L'app si concentra molto sul design, sull'internazionalità e sull'automazione. Molti marchi di moda, bellezza e lifestyle utilizzano Sufio perché lo strumento si adatta perfettamente ai moderni marchi D2C.
Sufio eccelle in particolare nel settore B2B: il procedimento di reverse charge, le consegne intracomunitarie o le convalide dell'ID IVA vengono implementate elegantemente e senza molta configurazione. L'automazione è progettata in modo tale che il commerciante non abbia alcun lavoro manuale.
Sufio è meno forte, invece, per quanto riguarda l'esportazione DATEV o l'elaborazione dei dati per il commercialista. È esattamente per questo che Sufio viene spesso utilizzato in combinazione con Pathways: belle fatture all'inizio, file perfetti alla fine.
Order Printer Pro – la soluzione flessibile per modelli di documenti, ma non una vera contabilità
Order Printer Pro non è uno strumento contabile, ma un generatore di documenti. Con l'app è possibile creare, stampare o inviare via e-mail fatture, bolle di consegna, ricevute di reso e altri documenti. I modelli sono flessibilmente personalizzabili, il che è particolarmente utile per i commercianti che desiderano generare fatture internamente a Shopify ma necessitano di maggiori opzioni di design.
Tuttavia, Order Printer Pro manca di qualsiasi tipo di logica fiscale profonda, esportazione DATEV o intelligenza contabile.
Inoltre, Order Printer Pro da solo non è conforme alle norme fiscali, poiché le fatture possono essere modificate a piacimento. L'ufficio delle imposte non lo apprezza affatto!
Qual è la soluzione giusta per quale negozio Shopify?
La scelta dipende fortemente dal modello di business e dalle dimensioni del negozio.
I negozi più piccoli con un unico canale di vendita trovano in Easybill una soluzione stabile e legalmente valida, mentre i commercianti multicanale godono di maggiore flessibilità con Billbee.
I marchi orientati al design beneficiano di Sufio, mentre i commercianti più grandi con una forte attenzione alla contabilità corretta e alla compatibilità con il commercialista difficilmente possono fare a meno di Pathways.
Order Printer Pro rimane un utile strumento supplementare, ma non sostituisce un software di contabilità.
Molti commercianti professionisti utilizzano quindi una combinazione: ad esempio Easybill + Pathways per la massima precisione o Sufio + Pathways, se il design gioca un ruolo particolarmente importante.
Conclusione: la giusta connessione contabile è un fattore di successo decisivo
Una contabilità affidabile e automatizzata è la base per finanze pulite, meno errori e un notevole risparmio di lavoro manuale. Con gli strumenti giusti, questo processo può essere completamente automatizzato, dalla fattura alla riconciliazione dei pagamenti.
Come agenzia, supportiamo i commercianti Shopify nella scelta della combinazione ideale di strumenti e nella loro completa configurazione. Ciò include logiche fiscali, automazioni, interfacce DATEV, riconciliazioni dei pagamenti e la collaborazione con il commercialista.