Semplice, semplice - Trello è estremamente semplice. Nella versione base si possono creare compiti, impostare una scadenza e assegnare membri del team. Inoltre, si possono spostare i compiti tra diverse liste. Di solito i compiti partono in una lista di idee all'estrema sinistra. Poi vengono attivati e, idealmente, ulteriormente specificati. Poi i compiti passano a una lista di approvazione/test e infine finiscono nell'archivio.
Trello funziona per progetti IT, per questioni di organizzazione d'ufficio ma anche per obiettivi personali. A seconda delle esigenze, i membri del team possono essere aggiunti a una bacheca tramite invito.
Con le estensioni è possibile aumentare la funzionalità di Trello. A tal fine, esiste ormai un vasto catalogo di possibilità, i cosiddetti PowerUps. Attualmente utilizziamo il timetracker Chronos per registrare il tempo all'interno dei compiti e tracciare il carico di lavoro. Un cronometro determina il tempo impiegato tra l'inizio e la fine del lavoro su un compito e lo registra. Questo ci aiuta a valutare meglio il nostro sforzo e a consentire una comunicazione trasparente con i nostri clienti.
Un'altra caratteristica utile è la possibilità di inviare e-mail direttamente a una bacheca Trello. In questo modo è possibile organizzare un'ottima casella di posta in arrivo. Il team ha accesso alla bacheca Trello con le e-mail in arrivo e poi sposta queste e-mail a seconda dello stato di elaborazione.
Ad esempio, lo usiamo per il nostro servizio clienti: tramite un modulo su un sito web, le richieste dei clienti vengono generate e inviate direttamente via e-mail alla bacheca del servizio clienti di Trello. Lì le richieste vengono elaborate e poi gestite in modo trasparente sulla bacheca. Tutti i membri della bacheca possono vedere in qualsiasi momento quali richieste si trovano in quale fase e chi ci sta lavorando.
Questo funziona in modo analogo anche per una casella di posta per i candidati, dove le candidature via e-mail possono essere inoltrate direttamente a una bacheca ed elaborate da lì.
Tutti gli elementi generati nelle bacheche di Trello sono ricercabili. In questo modo si trova sempre l'elemento che si cerca, anche dopo giorni.